Organizzare un Open Day

• 8 Settembre 2020
• By Sabrina Galeotti
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• sabrina galeotti, Wedding

Un’organizzazione perfetta prevede un’attenta valutazione e un lavoro di squadra

Il termine Open Day è utilizzato oramai per diverse occasioni. Forse tra le più note c’è quella delle scuole. Ogni anno ogni scuola di ordine e grado, pubblica o privata, organizza questa giornata di “porte aperte” per farsi conoscere da quelli che potranno essere i suoi nuovi studenti e famiglie.  E’ un’occasione nella quale si può entrare in contatto con la struttura che ospiterà gli alunni, conoscere le persone che vi sono al suo interno e che rappresentano i formatori dei ragazzi, verificare le strumentazioni  in possesso. Insomma toccare con mano una realtà.

Altrettanto utilizzato è l’Open Day  quando si vuol presentare a clienti e fornitori una location dedicata ad eventi o che possa essere predisposta per ospitare una clientela di un certo target. Organizzare un evento questo vuol dire mettere come insieme sinergie e organizzare un’adeguata comunicazione.

Anzitutto va stabilita una data che possa essere idonea affinché gli invitati possano essere presenti. Scegliere una giornata a ridosso del week-end o una fascia oraria che permetta loro di trascorrere un’ora a fine lavoro dedicandola alla visita della location stessa. E’ buona norma preventivare ad esempio l’orario dell’aperitivo affinché una visita dell’interessato si trasformi in un piacevole momento conviviale durante il quale non solo si avrà modo di vedere la struttura ma, sorseggiando magari uno Spritz o un Crodino, parlare con i presenti e conoscere nuove persone.
Una volta identificata quindi una data e il target al quale ci si vorrà rivolgere, si dovrà partire con un’adeguata comunicazione.

Far capire agli invitati che si sta loro offrendo la possibilità di entrare in contatto con un luogo che potranno utilizzare per futuri meeting o convegni, per eventi privati o aziendali e metterli in condizione di conoscere personalmente ciò che la location può offrirgli. Gli spazi, le opportunità di raggiungimento, i servizi offerti, i partner commerciali sui quali potranno contare essendo già accreditati dalla struttura stessa ed in grado di offrire loro un servizio a 360° che risponderà a qualunque esigenza.

Nel contempo sono proprio i partner accreditati che lavoreranno, ognuno per il proprio settore, affinché sia la comunicazione che la propria postazione rispecchi il valore della location che rappresenteranno in quella occasione.

Un ultimo recall a coloro i quali sono stati invitati farà sentire le persone apprezzate e gli darà modo di capire che gli organizzatori avranno un reale piacere ad avere all’Open Day proprio loro.

Finalmente in quella giornata stabilita, a quell’orario che si sarà comunicato, le porte si apriranno. Sarà un momento emozionante e con un altissimo valore per tutti coloro avranno lavorato al progetto. Accogliere con un sorriso gli invitati sarà il miglior biglietto da visita che non darà risalto solo alla persona ma a tutta la struttura.

Hostess in tailleur accompagneranno gli invitati a visitare ogni angolo della location, organizzatori e proprietà saranno pronti ad illustrare le peculiarità e le opportunità che la stessa offre e a quel punto tra relazioni instaurate e la forza di una squadra che avrà lavorato per raggiungere il medesimo obiettivo, l’Open Day sarà stato un momento di partenza per una nuova realtà pronta a rispondere ad ogni esigenza di privati ed aziende certa di poter dare quel valore aggiunto che, oggi più che mai, ci si aspetta in un mercato in veloce mutazione.