Il follow up di un evento

• 14 Settembre 2020
• By Sabrina Galeotti
• sabrina galeotti, Wedding

  L’importanza di non far passare troppo tempo nelle comunicazioni del post-evento:
il “follow up”

La fase di organizzazione di un evento è assai importante quanto stressante. In un tempo che spesso è limitato si deve mettere in piedi una macchina complessa e articolata che deve essere in grado di mostrarsi al meglio agli spettatori cercando di non commettere il più piccolo errore. Finalmente poi arriva il giorno dell’evento e allora lo si può solo vivere rimanendo sempre attenti e vigili che lo svolgimento prosegua come lo si è immaginato. All’apertura delle porte che sia una fiera, un open day, una serata di gala, un matrimonio o un congresso si sfodera il più bel sorriso che si possiede, ci si mette con le spalle dritte e si è pronti ad accogliere i visitatori presentandosi al meglio e cercando di stringere relazioni che porteranno un beneficio al nostro futuro business.

La giornata può essere lunga, stancante ma non ci possono essere cali di attenzione o di prestazione. Il trucco per le signore deve essere sempre fresco e brillante, il nodo della cravatta dell’uomo non deve ma allentarsi. Nonostante i piedi inizino a far male con i tacchi la postura deve rimanere elegante.
Alla chiusura di quelle porte finalmente la tensione può calare, le scarpe possono essere sfilate e un sospiro sarà la parola “end” di quell’evento che sarà alla fine trascorso tanto velocemente da non sembrare possibile.

Eppure il lavoro non è finito. Tutt’altro. Forse inizia davvero proprio in quel momento. Il giorno dell’evento si sono conosciute tante persone, si torna in ufficio con tanti biglietti da visita scambiati con i professionisti che saranno intervenuti. E’ utile dietro ciascuno di quei biglietti mettere una nota personale man mano che si è incontrata la persona perché una volta terminato l’evento si rischia di non ricollegare quel piccolo rettangolo di cartone con la figura che si è vista e soprattutto con ciò che ci si è detto durante quel breve momento di incontro in una giornata tanto concitata.

Lasciando trascorrere magari le successive 24 ore fisiologiche per mettere a posto i materiali raccolti è bene iniziare immediatamente la fase del follow up.
Anzitutto una email di ringraziamento per il passaggio fatto nel vostro spazio espositivo agli indirizzi email di tutte le persone che vi avranno lasciato il loro biglietto da visita è un piccolo gesto ma sempre gradito da chi lo riceve.
E’ bene non fare una email unica ed impersonale. Inserire all’inizio del corpo email un “Gent.mo Dott. Rossi” è bene per dare la sensazione all’interlocutore che ci si ricordi di lui e si abbia piacere di scrivergli. Queste due righe che si invieranno dovranno solo far menzione del loro passaggio presso il nostro stand durante la giornata di riferimento, far presente loro che è stato un piacere incontrarli e, magari, conoscerli di persona augurandoci di poter presto portare avanti le questioni di cui si è fatta menzione.
Salvo specifici accordi, dovrà essere una brevissima email che non entrerà nel merito di nulla di particolare. La fase del follow up è appena iniziata.

A distanza poi di qualche giorno dovrà partire la vera fase di follow up che prevede una chiamata al diretto interlocutore. Da quel momento saranno portati avanti di concetto i progetti che si saranno stabiliti insieme. Probabilmente potremo in questa fase inviare una proposta di collaborazione o un preventivo al nostro interlocutore. Ci saranno dati dei parametri precisi da seguire dopo la chiamata che gli avremo fatto così da essere diretti nella nostra proposta cercando di soddisfare completamente le aspettative della persona o azienda con la quale stiamo dialogando.

Se saremo dei bravi commerciali inizieremo ad instaurare con la persona incontrata durante un fugace momento di un evento una relazione che potrebbe diventare un importante e duraturo rapporto di lavoro. Va proseguita quindi la fase del follow up.
Non dovremo mai aver fretta a raccogliere i frutti di quello che avremo seminato, spesso ci si incontra in un momento che non è quello idoneo, le aziende che avremo conosciuto dovranno imparare a fidarsi di noi affinché decidano, nel momento opportuno, di affidarci un primo incarico. Ma sebbene questa fase spesso sembra non arrivi mai, bisogna tenere duro e continuare a mantenere rapporti e di tanto in tanto fare una chiamata di cortesia o una email di auguri al nostro interlocutore.

Probabilmente quando meno ce lo aspetteremmo potrebbe arrivare invece la richiesta che tanto aspettavamo. Solo in quel momento sapremo di aver lavorato bene per tutto quel tempo e avremo la soddisfazione di aver capito che il nostro lavoro è stato svolto nel modo corretto.

Alcuni rapporti commerciali possono vedere la luce reale anche a distanza di anni da quel primo incontro durante l’evento al quale avremo partecipato, ma se la fase di follow up sarà stata gestita nel modo corretto, è possibile che si arrivi a stringere un rapporto di lavoro che da quel momento potrebbe diventare indissolubile con la massima soddisfazione personale e professionale.